Aviso de Privacidad: Datos Personales de Empleados, Contratistas y Dependientes del Grupo Shell

Este Aviso de Privacidad establece qué datos personales recopilamos, con qué fines lo hacemos y cuáles son sus derechos en este sentido.

¿Qué abarca este Aviso de Privacidad?

Cada persona dentro del grupo de compañías Shell (“Shell” o “nosotros”) es responsable de proteger los datos personales de cada uno de nosotros y de nuestros clientes, socios y proveedores.

El presente Aviso de Privacidad brinda información sobre los datos personales procesados por Shell en relación con las personas que son o fueron empleados, pasantes, contratistas independientes así como también dependientes de los empleados de Shell (“Personal de Shell”).

Los clientes individuales de retail, los miembros del programa de fidelidad, los visitantes a los sitios web o los usuarios de las aplicaciones de Shell, deben consultar el Aviso de Privacidad B2C en https://www.shell.com.bo/politica-de-privacidad/b2c-notice.html.

Si usted es un candidato a un puesto de trabajo en Shell, asiste a eventos de selección de personal o participa en un proceso de evaluación, consulte el Aviso de privacidad de selección de personal del grupo Shell en https://www.shell.com.bo/politica-de-privacidad/job-applicant-notice.html.

Estos avisos también se encuentran disponibles en los sitios web de Shell de los varios lugares donde operamos, en el idioma local y en línea con los requisitos locales que correspondan.

Además del presente Aviso de Privacidad, determinados avisos de privacidad específicos y cualesquiera declaraciones de privacidad complementarias podrán incluir información adicional sobre cómo procesamos sus datos personales en relación con procesos específicos de Recursos Humanos (tales como los programas de Open Resourcing, OneHealth IT y de movilidad internacional). En esos casos, dichos avisos de privacidad serán comunicados por separado. Estos avisos de privacidad pueden variar según el país en el que operemos para cumplir con las prácticas y los requisitos legales locales.

El presente Aviso de Privacidad explica qué datos personales se procesan, por qué se procesan sus datos personales y con qué fines, cuánto tiempo guardamos sus datos personales, de qué manera se pueden actualizar y acceder a sus datos personales, así como sus opciones relativas a los datos personales, y dónde obtener información adicional

Las categorías de datos personales que recopilamos sobre usted.

¿Qué datos personales procesamos? Recopilación de información

Procesamos los datos personales necesarios para gestionar relaciones laborales, contratar a contratistas y pasantes, y brindar beneficios a ciertos dependientes del Personal de Shell.

Esto incluye información de contacto personal; fecha de nacimiento; estado civil; información bancaria y de nómina o planilla; información salarial y de beneficios, incluyendo información de sus beneficiarios; contactos de emergencia; rendimiento laboral; y toda otra información necesaria para asegurarnos de que usted tiene el derecho de trabajar en el país en el que fue contratado, además de toda la información necesaria para gestionar su relación laboral, contratar a contratistas y brindar beneficios a ciertos dependientes del Personal de Shell (como por ejemplo aquellos que acompañan al Personal de Shell durante una asignación en el extranjero).

Datos personales delicados

También procesamos algunas categorías especiales de datos personales (“datos personales delicados”), tales como datos correspondientes a la salud personal, su origen étnico o racial, sus creencias filosóficas o religiosas, su orientación sexual, sus opiniones políticas y su afiliación sindical. Sólo procesaremos dichos datos personales cuando eso sea necesario a los fines de cumplir con las leyes laborales y de seguridad social, para el establecimiento, ejercicio, o defensa de demandas, o cuando sea necesario para brindar apoyo y asesoramiento médico laboral, para proteger sus intereses vitales (por ejemplo, en caso de emergencia), cuando resulte necesario por razones de salud pública o cuando el individuo haya dado su consentimiento explícito.

Sólo procesaremos sus datos personales cuando exista un fundamento jurídico para hacerlo.

¿Por qué procesamos sus datos personales?

Procesamos sus datos personales: 

  • para cumplir con los requisitos de las leyes y normas locales;
  • por intereses comerciales legítimos (por ejemplo, para gestionar el desempeño para asegurarnos de que contamos con personal calificado y competente, o por motivos de salud y seguridad para garantizar que sólo el personal autorizado tenga acceso a ciertos sitios o activos, disputas y defensa ante demandas); o
  • cuando usted nos haya otorgado su consentimiento explícito. 

Tenga en cuenta que, como principio general, para procesar datos personales Shell no busca obtener, o apoyarse en el consentimiento del Personal de Shell. Sin embargo, existen ciertas circunstancias limitadas en las que es necesario obtener consentimiento, como por ejemplo en el caso de que lo exijan las leyes localesaplicables.

Los datos personales exigidos al Personal de Shell son los mínimos necesarios para cumplir con los requisitos legales o contractuales, y para brindar oportunidades para participar de determinados programas o recibir ciertos beneficios. En caso de no brindarnos la información exigida, su capacidad para conservar su empleo, pasantía, o participación como contratista, o para participar de programas o recibir beneficios, podría verse negativamente afectada.

En aquellos casos donde procesamiento se basa en el consentimiento, y sujeto a leyes locales aplicables que establezcan lo contrario, usted tiene derecho a revocar su consentimiento en cualquier momento. Esto no afectará la validez del procesamiento antes de su revocatoria. No obstante, si revoca su consentimiento, su capacidad para conservar su empleo o de participar en determinados programas o recibir ciertos beneficios podría verse negativamente afectada.

Los fines para los que procesamos sus datos personales.

¿Con qué fines procesamos sus datos personales?

Procesamos los datos personales cubiertos por el presente Aviso de Privacidad únicamente por los siguientes motivos:

  • Recursos Humanos, gestión de personal, ejecución de procesos comerciales, gestión interna, informes de gestión, análisis y desarrollo de la organización incluyendo planificación presupuestaria, financiera y organizacional, administración, compensación y gestión de desempeño;
  • Salud y seguridad: incluyendo la protección de la vida o salud del Personal de Shell, salud y seguridad ocupacionales, protección de los activos de Shell y autenticación del estado del personal de la compañía y derechos de acceso; o
  • Cumplimiento de leyes o regulaciones: incluyendo el cumplimiento de requisitos legales o regulatorios aplicables.

También es posible que procesemos sus datos personales con fines secundarios relacionados, tales como:

  • almacenamiento, eliminación, o anonimación de sus datos personales;
  • prevención de fraude, auditorías, investigaciones, resolución de controversias o seguros, disputas y defensa ante demandas; o
  • investigaciones científicas, históricas o estadísticas.

Supervisión

Todas las actividades realizadas en el equipo informático de Shell y/o al estar conectado a la red informática de Shell podrán ser monitoreadas con fines comerciales legítimos.

Todo el Personal de Shell recibe una credencial de acceso que permite a Shell registrar la fecha, hora y puntos de acceso dentro de las instalaciones y los activos de Shell. Los datos de los sistemas de acceso y seguridad se utilizan:

  • con fines de salud ocupacional y de seguridad para evitar el fraude y específicamente proteger los bienes de Shell, Personal de Shell y visitantes a las instalaciones de Shell;
  • para cumplir con los requisitos legales y regulatorios, especialmente cuando la ley local requiera brindar información a las autoridades gubernamentales/regulatorias;
  • para supervisar (por medio del recuento agregado) la cantidad de personas que ingresan a las instalaciones de Shell y que trabajan en ellas, para fines de Recursos Humanos y planificación inmobiliaria; y
  • únicamente en el caso de los contratistas (que no fueran empleados de Shell), se utiliza la fecha y hora de ingreso y egreso de las instalaciones de Shell con fines de gestión financiera y control.

La mayoría de nuestras instalaciones y nuestros activos están equipados con circuito cerrado de cámaras de seguridad (CCTV). Cuando hayan cámaras de seguridad en uso, esto se indicará. Las cámaras de seguridad se utilizan con fines de salud y seguridad, y específicamente para proteger los activos de Shell, al Personal de Shell y a los visitantes que ingresen a las instalaciones de Shell. Todas las imágenes se eliminan de manera periódica, excepto en el caso de que hubieran incidentes de salud o seguridad, actividades delictivas supuestas o reales, en cuyo caso las mismas serán vistas por equipos internos de investigación de Shell y de manera externa si existiera un requerimiento legal o una autorización de las autoridades del orden público u otras autoridades gubernamentales.

Supervisión

Para cumplir con obligaciones legales y regulatorias, para proteger los activos y a los empleados/contratistas de Shell y, específicamente, para garantizar el cumplimiento de Shell para con las medidas de control comercial y las leyes de prevención del lavado de dinero y/o soborno y corrupción y otros requisitos normativos, todos los empleados y contratistas son supervisados de manera periódica. Esta supervisión se realiza utilizando las listas de sanciones disponibles públicamente o publicadas por gobiernos, y se las compara con la información guardada en Shell (por ejemplo, registros de conflictos de intereses - haga clic aquí para obtener más información).

Cualquier dato personal recopilado mediante tales supervisiones no dará lugar a la creación de perfiles o decisiones automatizadas en relación con la idoneidad para un trabajo, pasantía o participación como contratista.

¿Quién es responsable de los datos personales recopilados?

La responsible de procesar sus datos personales ya sea de manera individual o conjunta con otras empresas subsidiarias del grupo de empresas de Shell es Shell Bolivia Corporation Sucursal Bolivia (Shell Bolivia), cuya dirección es Torre Empresarial MSC, piso 7, Av. Cristo Redentor y 4o. anillo, Santa Cruz de la Sierra, UV63, Bolivia.

En el caso de contratistas individuales, será la empresa dentro del grupo Shell que contrató los servicios (sea individualmente o junto con otras empresas del grupo Shell) y su empresa/agencia contratante externa.

¿Con quién compartimos sus datos personales?

¿Con quién compartiremos sus datos personales?

Sus datos personales son procesados exclusivamente para los fines indicados anteriormente, y de ser estrictamente necesario, se compartirán los mismos con:

  • otras empresas dentro del grupo Shell, incluso las que pudieran encontrarse fuera de su ubicación;
  • terceros representantes autorizados, proveedores de servicios, auditores externos y/o subcontratistas de Shell; y
  • autoridades públicas, gobiernos, agencias regulatorias, normativas o fiscales con jurisdicción según sea requerido para cumplir con obligaciones legales o regulatorias a las cuales las empresas correspondientes de Shell estén sujetas o según lo permitan las leyes aplicables; o
  • Cualquier persona a quien Shell tenga la intención de transferir cualquiera de sus derechos u obligaciones.

Es posible que sus datos personales se transfieran afuera de su país, bajo medidas de seguridad apropiadas.

Transferencias de sus datos personales a otros países

Cuando se transfieran sus datos personales a las empresas del grupo Shell o a terceros autorizados ubicados fuera de su país, adoptaremos medidas organizacionales, contractuales, y legales para asegurar el procesamiento de sus datos personales exclusivamente para los fines indicados anteriormente y para la implementación de niveles de protección adecuados. Estas medidas incluyen las Normas Corporativas Vinculantes para las transferencias de datos dentro del grupo Shell y las empresas de Shell dentro de la Unión Europea, los mecanismos de transferencia aprobados por la Comisión Europea para las transferencias a terceros, además de otros requisitos legales locales. Puede encontrar una copia de las Normas Corporativas Vinculantes de Shell en https://www.shell.com.bo/politica-de-privacidad.html o alternativamente, escriba a privacy-office-SI@shell.com.

Shell se compromete a resguardar sus datos personales.

Seguridad de sus datos personales

Hemos implementado tecnologías y políticas con el objeto de proteger su privacidad contra accesos no autorizados o usos indebidos, y actualizaremos estas medidas cuando hayan nuevas tecnologías disponibles, según corresponda.

Shell solo conserva sus datos personales por un período de tiempo definido.

¿Por cuánto tiempo guardamos sus datos personales?

Toda la información, incluso sus datos personales, se gestionan de acuerdo con las normas de gestión de información y registros del grupo Shell, y se eliminan de manera segura cuando ya no fuera necesaria para motivos comerciales legítimos o por motivos legales o regulatorios.

Exceptuando ciertos casos relacionados al cumplimiento de requisitos legales locales:

  • la información de archivos personales se guarda por un plazo no mayor a diez años después del fin de la relación laboral;
  • la información relativa a beneficios de jubilación se guarda por un plazo no mayor a 99 años a partir del inicio de la relación laboral;
  • los datos personales recopilados como resultado de listas de sanciones disponibles públicamente o emitidas por gobiernos y de redes sociales, se guardan por un plazo no mayor a 15 años después de la recopilación inicial;
  • los nombres, fecha, hora y los puntos de acceso de las personas que ingresan a las instalaciones de Shell se guardan por un plazo de tres años después de cada acceso;
  • cuando se termina la relación laboral por faltas graves (incluyendo el incumplimiento a las Reglas Salvavidas de Shell o el Código de Conducta de Shell), la información se guarda por un plazo de hasta 30 años después del fin de la relación laboral.

En todos los casos, guardaremos la información por: (a) un plazo superior cuando existan motivos legales o regulatorios para hacerlo (en cuyo caso se eliminará cuando ya no sea necesario conservarla por dichos motivos), o (b) un plazo inferior cuando usted se oponga al procesamiento de sus datos personales y no existan motivos legítimos para guardarlos.

Sus derechos y cómo ejercerlos.

Sus derechos en relación con sus datos personales

Nuestro objetivo es contar con información suya que sea lo más precisa posible. Usted puede solicitar:

  • acceso a sus datos personales;
  • corrección o eliminación de sus datos personales (pero únicamente cuando ya no sean necesarios para motivos comerciales legítimos);
  • que se restrinja el tratamiento de sus datos personales; o
  • recibir los datos personales que usted haya entregado a Shell, de manera estructurada y digital y transmitirlos a otras personas, de ser técnicamente posible.

Las personas con acceso al sistema HR Online pueden acceder a sus datos personales a través de: hronline.shell.com/.

Alternativamente, comuníquese con su asesor local de RR.HH. Si usted es contratista, debe consultar con su empresa o agencia contratante externa. Para exempleados o dependientes, póngase en contacto con privacy-office-SI@shell.com.

 

¿Con quién puede comunicarse en caso de consultas, inquietudes o quejas sobre sus datos personales?

 

En caso de dudas, consultas, o quejas relativas al procesamiento de sus datos personales, debe consultar el Aviso de Privacidad de Shell en su ubicación o escribir a Privacy-Office-SI@shell.com.

También podrá comunicarse con el Jefe de Privacidad del grupo Shell por correspondencia a Shell International B.V., The Hague - The Netherlands, Núm. de registro comercial 27155369, PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Si usted no está satisfecho con el manejo de sus datos personales por parte de Shell, tiene derecho a presentar una demanda ante la autoridad local de protección de datos (de haber una) o ante la Agencia Holandesa de Protección de Datos, cuya dirección es Prins Clauslaan 60, 2595 AJ The Hague, The Netherlands. Visite autoriteitpersoonsgegevens.nl/en para obtener más información.

Este Aviso de privacidad se actualiza.

Cambios en el Aviso de privacidad

Es posible que el presente Aviso de Privacidad sea actualizado eventualmente. Se le recomienda que revise periódicamente este Aviso de Privacidad por posibles cambios. La última actualización del presente Aviso de Privacidad se realizó en septiembre de 2022.